因为档案记录了个人的重要信息和历史，包括个人证件、学历、工作经历等，如果丢失或损坏将会给个人带来很大的不便和损失。
同时，电子档案备份可以在电脑崩溃、文件被误删或损坏后，提供有效的恢复途径。
如果档案过多或无法妥善保管，可以考虑将其存放在安全可靠的银行保险柜或相关机构的档案室中，避免遭受失窃、灾害等损失。
首先需要提供所在单位的查阅证明，然后档案管理员会提供档案室档案检索目录，在检索目录中的单位归类里先找到你所在的单位，在单位目录里找到你的名字和编号，档案员会到对应的储物柜中找到你的档案。
最后在档案员的监督下，你就可以查阅你的档案了。
档案在自己手里五六年，可以采取以下步骤激活：
联系户籍地人才市场或工作单位，咨询关于档案激活的具体流程和所需材料。
根据要求准备相关材料，包括个人身份证、户口本、劳动合同、学历证明等。
提交材料给户籍地人才市场或工作单位，等待审核。
如果审核通过，按照要求签订人事档案代理协议，并开具存档证明书。
如果审核不通过，可能需要选择第三方档案激活机构进行档案激活，或者联系学校或单位协助处理。
需要注意的是，不同地区和不同单位的具体要求可能会有所不同，建议在激活前仔细咨询相关机构或单位，确保按照要求准备材料并符合法定形式。