不能由个人保管，学生由所在学校保管，毕业未就业的由生源地人才中心保管，已就业的由所在单位或单位所在县区人才中心保管。
学籍档案不能放在自己手中保管，学籍档案一旦保管不当，就很可能造成档案异常，无法正常使用。毕业后暂时自己保管着档案，这样的行为很可能让档案变成死档，因为档案法规定了，个人不能保管档案。
如果学籍档案在自己手里的话，一定要及时的去激活档案，因为自己手中的档案是个死档，只有激活之后才可以进行正常的存放，我们可以按照下面的方法去激活档案：
首先我们应该将自己的学籍档案拿到学校去，由学校的管理中心负责人对咱们档案里面的资料进行一一核对，在确认档案资料无误之后，为我们的档案进行重新封装，这个时候学习档案就激活完成了。
如果咱们在毕业之后自己拿着学籍档案，并且自己已经参加了工作的话，针对这样的情况，我们就应该将自己的学籍档案拿到人才交流中心去激活。按照人才交流中心的要求办理激活手续。
在激活过程中，如果发现档案里面的资料出现缺失的情况，我们需要先将档案里面的资料进行补办，然后才能够进行激活。
所有的材料补办完成之后放入档案袋中，会将档案袋重新密封，并在密封处加盖公章，最后将档案存在具有档案管理权限的地方保管这样我们的档案就可以正常使用了。
学籍档案是记录我们的受教育情况和取得相应学历证明的，在参加公务员考试、考研、出国留学、考编，进入事业单位等都会审核档案中的相关资料的，并以其作为记载相关情况作为甄选人才的重要依据。
学籍档案的重要性，小编就输到这里了，希望大家可以重视自己的学籍档案，在发现档案存在问题之后一定要及时解决档案中的相关问题。
关于某某同学学籍的证明
学生处：
兹有某某校某某院系某某班学生需补办学籍。现将该生情况证明如下：
姓名：
性别：
籍贯：
入学年份：
专业：
学号：
身份证号；
望批准为盼。
以上证明仅供参考，学校也有自己的模板样式，直接去学校相关部门去开就可以的！
档案个人是查询不了的，查询需要相关部门开具查询证明，比如考试人事局需要成绩单复印件，那就需要人事局开具证明，根据档案存放地点不同方法如下：
1、如果档案转回原籍的人事局，那拿着查询函直接去人事局调出档案查询；
2、如果档案在工作单位接收，那用查询函去工作单位查询；
3、如果档案在人才市场，那用查询函去人才市场档案处查询。一般而言，档案袋里主要装着高中阶段和大学阶段的经历，具体包括个人简历、工作履历表、学生档案（包括学历档案）、单位证明、政治面貌材料（例如党员材料）等。对于毕业生个人来说，考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等，都要用到档案，否则，将无法办理相关证明。如果有考公务员的意向，档案必须保管好。如果未归档，今后会影响到入党、升学等，影响自己评定职称、考研政审、劳动保险及日后的离退休手续办理，也会影响到出国留学。另外，工龄、待遇、社保受保时间等也是以个人档案的记录为依据的。如退休时需要依据档案认定个人出生时间，从而确定退休时间，需要确定个人参加工作时间，从而确定开始缴费或视同缴费的时间，以计算养老金金额等。